Se si desidera condividere documenti online con valore legale, bisogna avvalersi della firma elettronica qualificata, conosciuta anche come firma digitale. Tale procedura garantisce l’autenticità, l’integrità e il non ripudio di qualsiasi documento elettronico. Tutte le persone fisiche possono dotarsi di una firma digitale (cittadini, direttori di aziende, pubbliche amministrazioni…) e per ottenerla è necessario rivolgersi a prestatori di servizi fiduciari qualificati autorizzati dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID). Tale processo serve a guarantire l’identità di coloro che si servono della firma digitale.
La firma digitale non è una semplice firma elettronica. Infatti, come riportato all’art.24 dlgs 82/2005 del Cad, Codice dell’amministrazione digitale, “la firma digitale deve riferirsi a un unico soggetto e al documento o serie di documenti sui cui la firma digitale si trova apposta. Può persino sostituire l’apposizione di sigilli, timbri o altri marchi equivalenti, come richiesto da normativa vigente. Pertanto, la firma digitale possiede la stessa validità e valore legale della firma autografa.
Come già accennato in precedenza, la firma digitale si basa su tre concetti fondamentali:
Un’altra grande innovazione è rappresentata dal Sigillo Elettronico, molto simile alla firma digitale. Contrariamente, però, il sigillo elettronico viene apposto da una persona giuridica o entità, in modo da garantire l’autenticità e l’integrità dei documenti sui quali è stato apposto. Esistono due tipi di sigilli: il sigillo elettronico avanzato e il sigillo elettronico qualificato. In altre parole, la differenza esistente tra sigillo elettronico e firma digitale è che quest’ultima può essere utilizzata da individui/persone fisiche, mentre il sigillo viene utilizzato solamente da persone giuridiche (Aziende o Enti).
Quindi, per riassumere, la firma digitale è uno strumento elettronico che permette di certificare che un documento informatico, inviato o ricevuto, sia autentico e non contraffatto. Si può utilizzare per firmare:
Se si desidera possedere una firma digitale la prima cosa da fare è rivolgersi a uno di quei prestatori di servizi fiduciari presenti nelle liste di ciascuno Paese Membro dell’Unione Europea. Esistono differenti versioni della firma digitale, ma tutte sono generalmente composte da un device conosciuto come smart card, il quale contiene un certificato di firma digitale rinnovabile e uno strumento in grado di leggere la smart card. Inoltre, negli ultimi anni, è possibile trovare un kit composto da una chiavetta USB, la quale include un certificato di firma digitale. Si possono trovare anche dispositivi di firma digitale remoti capaci di firmare un numero considerevole di documenti, utilizzando soluzioni in cloud.
È necessario aggiungere che ogni provider qualificato ha una propria procedura e un proprio kit di installazione. Si deve tenere presente che se si desidera ottenere la firma digitale, il richiedente deve comparire di fronte al provider, il quale gli chiederà di presentare la carta d’identità per verificare l’identità di tale persona. Ecco, dunque, in breve, quello che si deve fare per ottenere la firma digitale:
Parlando di costi, invece, si può dire che siano molto variabili. Essi dipendono dall’offerta del mercato e da altri elementi. In generale si può dire che i prezzi vadano dai 25/30 euro in su.
Stando ai temi di autenticità e riconoscimenti, la PEC, posta elettronica certificata, è un importante strumento, dato che ha lo stesso valore di una lettera raccomandata con ricevuta di ritorno. Il gestore di posta invierà al mittente una ricevuta come prova legale della spedizione del messaggio e di qualsiasi documento allegato ad esso. Allo stesso modo, il gestore invierà, sempre al mittente, la ricevuta di avvenuta (o mancata) consegna del messaggio, con precisa indicazione temporale. Una PEC è come una email tradizionale, con la differenza che costituisce una garanzia legale dell’identità del mittente e la data e ora di spedizione e ricezione dell’email, così come del suo contenuto. È uno strumento che si utilizza di solito per scrivere o inviare documenti a pubbliche amministrazioni italiane, cittadini, società private ecc.
Non è obbligatorio avere un indirizzo PEC per le persone in generale, ma non si direbbe lo stesso per gli uomini d’affari, le società o i professionisti (avvocati, notai…). Avere un indirizzo PEC potrebbe avere diversi vantaggi, specialmente si vive all’estero e di seguito si spiegherà perché.
Prima di tutto, con un indirizzo PEC, non si avrà bisogno di stampare la lettera, preparare la busta e inviarla all’ufficio postale. Inoltre, se si pensa alla lettera raccomandata, di solito, impiega diverso tempo prima di raggiungere la sua destinazione e, qualche volta, potrebbe essere recapitata all’indirizzo o all’ufficio sbagliato. Contrariamente, la posta elettronica certificata permette di mandare email dal valore legale direttamente alla destinazione desiderata (persona o entità), che la riceverà immediatamente. Per di più, essendo come una normale email, non si avrà bisogno di pagare nessuna somma per doverla inviare. Oltre a ciò, si potranno ricevere risposte più rapide da parte del destinatario dato che, per esempio, in molti casi la Pubblica Amministrazione ha l’obbligo di rispondere entro trenta giorni dalla data di ricezione del messaggio.
Con l’indirizzo PEC, dunque, si potranno inviare messaggi dal valore legale, come se si trattasse di una lettera raccomandata; richiedere formalmente documenti o informazioni all’Amministrazione Pubblica; proteggere il copyright di un testo; rispondere a bandi di gare di appalto e molto altro ancora.
Per ottenerlo è necessario visitare il sito web del provider e seguire le rispettive istruzioni per aprire un account PEC. Si dovrà inserire i propri dati personali e caricare una copia della propria carta d’identità e il codice fiscale, ove richiesto. Come ultima cosa, si dovrà creare un indirizzo e impostare la rispettiva password. Numerose compagnie che offrono account PEC, richiedono di solito un abbonamento mensile/annuale. I costi vanno da pochi euro per un account PEC di base, il quale, generalmente, possiede uno spazio limitato (1 GB) e un antivirus, fino ad arrivare a prezzi anche elevati (intorno ai 60 euro o più) dipendendo dal numero di servizi offerti dall’account.
SPID sta per Sistema Pubblico di Identità Generale ed è uno strumento che consente a cittadini e alle aziende un unico accesso, sicuro e protetto, ai servizi digitali della Pubblica Amministrazione. Lo SPID consiste in uno user name e una password che vengono fornite agli utenti, in modo tale che essi possano accedere a tutti i servizi online. Documenti identificativi come la carta d’identità o la tessera sanitaria sono fondamentali per garantire una corrispondenza tra i dati usati dall’utente, al fine di prevenire qualsiasi furto di identità.
Per ottenerlo, innanzitutto, è necessario avere un documento di identità valido (carta d’identità, patente o anche il vostro permesso di soggiorno) e la tessera sanitaria. In aggiunta, verrà richiesto anche un indirizzo email e il vostro numero personale di cellulare. Se si desidera ottenere le credenziali SPID, è necessario rivolgersi a uno dei provider autorizzati: Aruba, Infocert, Intesa, Namirial, Poste, Sielte, Tim or Lepida. Una volta scelto il provider, si procede con la registrazione sul loro sito web, la quale si articola in tre fasi: inserire i vostri dati personali, creare le vostre credenziali SPID ed eseguire il riconoscimento. I tempi di rilascio per l’Identità digitale dipendono dal provider al quale vi siete rivolti. Ogni provider, inoltre, possiede un diverso modo di registrazione, gratuito o a pagamento, in base al livello di sicurezza offerto.
Esiste anche un altro modo per ottenere lo SPID che implica l’uso della firma digitale, la carta di identità elettronica o la Carta Nazionale dei Servizi. In primo luogo, si avrà bisogno di lettore smart card per connettervi a un computer; inoltre, si dovrà abilitare la carta d’identità elettronica e la Carta Nazionale dei Servizi, se si vuole avere accesso ai servizi online. Se si è in possesso di carta d’identità elettronica, Carta Nazionale dei Servizi e firma digitale, è possibile completare la procedura online con Aruba, Infocert, Poste Italiane, Sielte, Tim e Lepida. Se si ha, invece, Carta Nazionale dei Servizi o firma digitale, si può scegliere anche tra Namirial e Register. Se si ha la firma digitale, si può scegliere anche Intesa.
Si può richiedere lo SPID se si è cittadini italiani o si è in possesso di un permesso di soggiorno e si ha la residenza in Italia. È necessario, inoltre, avere diciotto anni per poter richiedere lo SPID. Nel caso di cittadini italiani residenti all’estero, se desiderano ottenere lo SPID devono rivolgersi a uno dei Provider elencati in questo sito web https://www.spid.gov.it/richiedi-spid. Sarà necessario fornire loro: il numero di cellulare, l’indirizzo email e un documento di identità valida.
La CIE è la Carta d’Identità Elettronica che ha rimpiazzato quella cartacea. Ha il formato di una carta di credito e contiene una foto del titolare e i suoi dati personali stampati sopra. È, inoltre, dotata di un microchip che contiene:
Qualora si desideri richiedere la CIE, è necessario fare domanda presso il Comune di residenza. Può essere richiesta in qualunque momento e ha una validità differente a seconda della fascia d’età della persona che la richiede:
Per richiederla è necessario presentare una foto formato fototessera, cartacea o in maniera elettronica tramite USB, e il codice fiscale o tessera sanitaria, in modo da velocizzare il processo di registrazione. Prima di tutto questo, però, sarà necessario pagare una somma di 16.79€ (si raccomanda di conservare la ricevuta di pagamento).
Il cittadino riceverà, poi, la sua carta d’identità elettronica entro 6 giorni dalla sua richiesta presso il proprio domicilio.
Con la carta d’identità elettronica si può:
Inoltre, dal 6 aprile 2020 è possibile per tutti i cittadini che sono in possesso di una carta d’identità elettronica, accedere ai servizi digitali della Pubblica Amministrazione direttamente da casa. Questa soluzione è stata ideata per facilitare le pratiche della Pubblica Amministrazione durante la situazione emergenziale provocata dal Covid-19.
Per identificarsi, l’utente deve cliccare su “Entra con CIE” o scaricare l’app “Cie Id” sul proprio cellulare e accedere direttamente da lì. Una volta scaricata l’app, basterà registrare la propria carta d’identità elettronica inserendo il PIN a otto cifre e avvicinare la carta al proprio cellulare.
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